Cachotteries virtuelles chez TAS & Associés

ÉTUDE DE CAS     

Description de l'environnement :

Le Québec d’aujourd’hui tire très bien son épingle du jeu dans le domaine des technologies de l’information. Or, la compagnie TAS & associés de Montréal semble être un des leaders dans les systèmes technologiques de l’information reliée à la fiscalité. L’entreprise utilise du matériel informatique d’analyse ainsi que des bases de données dernier cri. Elle s’est aussi appropriée de quatre juristes de hauts niveaux qui contribuent aussi grandement au succès de l’entreprise. D’ailleurs, ce genre de compagnie ne peut qu’être profitable, si elles sont bien gérées en cette ère technologique. D’après le texte, il est fort probable que celle-ci détient de grands moyens financiers, car du matériel dernier cri ainsi que du personnel hautement qualifié, ça se paye. Enfin, les quatre développeurs et juristes sont dissociés physiquement de la compagnie même, car ils travaillent chacun à partir de leurs domiciles.



Description des personnages (caractéristiques individuelles) :

Thomas : Avocat, il est sportif et indépendant. Il a 35 ans et travail depuis 6 ans pour la compagnie. Il est le vétéran il semble avoir des qualités formateur. Il est célibataire et actif en dehors du bureau. Sceptique et posé, thomas semble mature analytique.

Grégoire : Conseiller fiscal, il est diplômé universitaire et a 32 ans. Il est marié et père de deux enfants. Il semble accorder de l’importance à sa qualité de vie à l’extérieure du travail. C’est un travailleur acharner qui tente d’optimiser les méthodes afin d’être plus efficace. Il est extraverti, vantard.

Martine : Avocate fiscaliste, elle est aussi diplômée universitaire. Elle a 38 et mère de deux enfants. Elle accorde aussi une importance à ses passe-temps.

Francesca : Conseillère fiscale, elle est diplômée de l’université. Elle a 26 ans et est célibataire.

David : Gestionnaire, il est stratégique et posé dans ses décisions.Il semble une personne de confiance puisque Grégoire se confie à lui.

Marc : Dirigeant de l’entreprise



Perception des personnages

Tableau des erreurs de perception:

Explication des perceptions

1) La perception sélective

Dans ce cas, les associés ainsi que le gestionnaire chargé de coordonner l'équipe font preuve de perception sélective. Tout d'abord, suite à la découverte de Grégoire concernant le nouveau macro, celui-ci et Thomas trouvait favorable pour eux-mêmes et pour les associés de garder secret cette innovation. Ils trouvaient que l'économie de temps accentuée par cette découverte n'était pas comparable à la prime offerte de 5% par le cabinet. De plus, ils préféraient privilégier leurs bien-être personnel en partageant l'information au reste de l'équipe, dans le but de pouvoir bénéficier à long terme des avantages du macro. De ce fait, Martine et Francesca ont également décidé de ne pas parler de cette découverte à leur supérieur immédiat afin de profiter également de cette innovation. D'autre part, lorsque David s'est mis à avoir des soupçons par rapport à un courriel envoyé de Martine à Grégoire, il n'a pas cru important de partager l'information avec Marc, le dirigeant de l'entreprise, car il trouvait que le rendement et la productivité augmentaient. Il a donc préférer de mettre en première place l'aspect de rendement avant celui de l'éthique professionnel. Toutefois, David risque d'avoir à répondre à plusieurs questions de son supérieur suite aux dires de Grégoire face à d'autres équipes de travail sur sa découverte.

2) La prophétie qui se réalise

En ce qui concerne cette erreur de perception, Thomas et Grégoire ont été les instigateurs de la propagation de la découverte d’un nouveau macro auprès de l'équipe de travail. En fait, ils ont fait comprendre à Martine et Francesca qu'il était mieux pour eux et pour l'équipe de garder cela secret au lieu de privilégier un côté morale et éthique face à une telle situation, ce qui veut dire de partager l'information au dirigeant de l'entreprise afin de faire bénéficier l'entreprise entière. Bref, Thomas et Grégoire ont préférer susciter à l'équipe une attitude positive à l'équipe en les faisant économiser du temps afin de pouvoir leur permettre de passer davantage de temps sur des projets ou loisirs personnels.

Attribution :

Par rapport au processus d'attribution, nous pouvons conclure que l'apport des outils particuliers tels les macros a influencé le temps des réalisations de travail par plusieurs facteurs autant externes qu'internes. Tout d'abord, l'utilisation de la nouvelle macro fut instauré dans l'équipe des programmeurs  et créa d'excellents effets sur le moral des quatre membres du aux temps énormes qu'ils pouvaient sauver(origine interne). De ce fait, les outils particuliers (macros) furent gardés secret entre l'équipe dû à son efficacité surprenante. La flexibilité que créait les macros et l'uniformité de l'équipe arrangeait tout le monde, sauf peut-être quelques têtes supérieurs. Intrigué par l’excellence des travaux en temps réduit et par un courriel entre deux membres de l'équipe, le gestionnaire chargé de coordonner l'action de l'équipe appris les biens faits de la nouvelle macro. David se vanta de cette astuce à une équipe virtuelle et ce n'était qu'une question de temps avant que la situation parfaite qu'avait l'équipe soit compromise. Cette situation étant particulière, l'origine externe viens du fait que les macros auraient pu améliorer la capacité des programmes de TAS & Associés. Dans ce cas, une meilleur bonifications des Innovations créer par les employés auraient surement pousser les programmeurs à dévoiler leur nouvelle macro.

Apprentissage :

 Il y aura nécessité de renforcement au niveau du groupe de travail en raison de la cachotterie envers les supérieurs. Afin d’éviter qu’un comportement de ce type se reproduise, le gestionnaire devra faire de la rétroaction et même appliquer des mesures disciplinaires. Il n’est pas écrit tel quel dans l’énoncé à quelles conséquences devra faire face l’équipe, mais on suppose qu’ils subiront des conséquences pouvant aller jusqu'à la suspension. Selon la loi de halo, une conséquence négative va amener un renforcement du comportement souhaiter et diminuer le comportement sanctionné. Dans ce cas-ci, les membres s’exposent à des mesures de suspension. Ils ont réussi à augmenter la productivité, mais ont caché cet élément au supérieur, ce qui est une grave erreur. La punition est de mise dans cette situation puisqu’elle va permettre de diminuer la probabilité qu’un comportement comme celui-ci se reproduise. Motivation :

En analysant la situation de la société, on peut constater que la cohésion dans le groupe est assez forte; il y a une forte motivation. Toutefois, la motivation des membres au sein de l’organisation n’est pas très forte. On peut sans doute analyser cette situation par la théorie des attentes de Victor Vroom. Rappelons le, cette théorie mentionne que la motivation = les attentes X l’instrumentalité X la valence. Tout d’abord, les attentes sont assez bonnes, étant donné que la direction a évalué réellement et objectivement les capacités de chaque employé, en leur donnant les moyen d’atteindre les objectifs demandés et selon leur capacité individuelle. Pour l’instrumentalité, celle-ci est assez élevée, car la probabilité que les employés reçoivent une récompense pour ses efforts (s’ils  déploient des efforts pour toutes innovations, ils recevront une prime). Pour la valence, la direction doit s’assurer que la récompense offerte aux employés doit avoir une certaine valeur pour ses derniers. Dans notre cas, Thomas et Grégoire ne donne pas de valeur à la récompense offerte par la firme. Donc, la motivation est moins grande puisque cette valeur peu élevée vient réduire l’équation complète. L’entreprise aurait donc intérêt à essayer de modifier les récompenses offertes, afin de répondre aux besoins des employés (primes plus avantageuses, vacances supplémentaires, voyages, plus de reconnaissances, etc.)



Concepton de poste:

En ce qui traite de la conception de poste, nous pouvons apercevoir que l’organisation scientifique du travail renferme une simplification des tâches. En d’autres mots, la méthode de travail exercée par le personnel, ce qui veut dire par l’entremise du courrier électronique et la téléconférence, permet à chacun d’entre eux de pouvoir travailler à domicile tout en maximisant le rendement de leur travail. L’avantage ressorti de cette méthode de travail est de donner aux employés une certaine souplesse et de leur donner la possibilité d’adapter le travail demandé à leur mode de vie respectif. De plus, chaque employé peut faire preuve d’autonomie face à leurs tâches tout en gardant un contact physique à l’intérieur de l’équipe, et cela en se rencontrant une fois par mois. Par ailleurs, leur horaire de travail peut être variable à chacun, ce qui amène une diminution de la perte de temps, une satisfaction professionnelle et une augmentation de leur temps libre. D’autre part, la découverte d’un nouveau macro est venu enrichir les tâches de l’équipe de façon à réduire leur temps de travail tout en gardant une qualité et un rendement adéquat et peut-être même supérieur. Bref, cette découverte est venue stimuler davantage le personnel et créer une attitude positive à chacun. Par contre, nous pouvons voir que cette innovation a mené à un certain désordre au niveau de l’éthique professionnelle,   car l’équipe a profité de la situation pour améliorer leur bien-être personnel au lieu de faire bénéficier l’ensemble de l’entreprise en partageant l’information. Le fait de travailler à distance ne permet également pas à David et à Marc d’effectuer un suivi et un contrôle constant sur la méthode d’exécution des tâches des employés.

En ce qui traite de la conception de poste, nous pouvons apercevoir que l’organisation scientifique du travail renferme une simplification des tâches. En d’autres mots, la méthode de travail exercée par le personnel, ce qui veut dire par l’entremise du courrier électronique et la téléconférence, permet à chacun d’entre eux de pouvoir travailler à domicile tout en maximisant le rendement de leur travail. L’avantage ressorti de cette méthode de travail est de donner aux employés une certaine souplesse et de leur donner la possibilité d’adapter le travail demandé à leur mode de vie respectif. De plus, chaque employé peut faire preuve d’autonomie face à leurs tâches tout en gardant un contact physique à l’intérieur de l’équipe, et cela en se rencontrant une fois par mois. Par ailleurs, leur horaire de travail peut être variable à chacun, ce qui amène une diminution de la perte de temps, une satisfaction professionnelle et une augmentation de leur temps libre. D’autre part, la découverte d’un nouveau macro est venu enrichir les tâches de l’équipe de façon à réduire leur temps de travail tout en gardant une qualité et un rendement adéquat et peut-être même supérieur. Bref, cette découverte est venue stimuler davantage le personnel et créer une attitude positive à chacun. Par contre, nous pouvons voir que cette innovation a mené à un certain désordre au niveau de l’éthique professionnelle,   car l’équipe a profité de la situation pour améliorer leur bien-être personnel au lieu de faire bénéficier l’ensemble de l’entreprise en partageant l’information. Le fait de travailler à distance ne permet également pas à David et à Marc d’effectuer un suivi et un contrôle constant sur la méthode d’exécution des tâches des employés.

Fonctionnement des équipes:  Dans notre cas, nous pouvons affirmer que le groupe de travail formé de Francesca, Thomas, Grégoire et Martine est efficace. En effet, le groupe est caractérisé par un rendement élevé (il atteint ses objectifs de rendement quantitatifs et qualitatifs tout en respectant les échéances), par la satisfaction professionnelle de ses membres (ces derniers valorisent leurs expériences professionnelles) et, finalement, par la viabilité de l’équipe (chacun des membres étant satisfaits de leurs tâches, de leurs réalisation et de leurs relations interpersonnelles et voulant continuer à travailler ensemble).

<p class="MsoNormal">Nous sommes en présence d’un groupe formel, puisqu’il a été officiellement désigné pour assurer un rôle très précis dans l’entreprise. Le groupe est permanent, puisqu’il a été mis sur pied pour atteindre une fonction précise dans la continuité. Le groupe forme une équipe virtuelle car les quatre collègues se réunissent la majorité du temps au moyen d’ordinateurs par le courrier électronique ou par téléphone ou par téléconférence. Ils travaillent ensemble, mais à distance. Ce type de procédé est de plus en plus répandu.

<p class="MsoNormal">Les intrants clés du groupe sont les bases du travail en équipe. Plus ses bases sont solides, plus le groupe atteindra une efficacité à long terme. Nous les analyserons brièvement. D’abord, les tâches. Ici, les tâches sont surtout d’ordre technique et elles vont donc nécessité un important traitement de l’information. Ensuite, les objectifs, les récompenses et les ressources. Nous ne reverrons pas le point vu lors des motivations, concernant le rendement de l’organisation en général. Plus spécifiquement pour notre groupe de quatre personnes, on peut constater que les objectifs sont réalistes et appropriés, que le système de récompense est cohérent et que l’accès aux ressources nécessaires est donné aux employés. Ainsi, tous ses éléments favorisent l’atteinte d’un rendement plus élevé. Les techniques, tant qu’à elles, semblent appropriées à la tâche à accomplir selon les données du problème. Pour ce qui est de la diversité des membres, on peut dire que le groupe est homogène. Ils sont tous assez jeunes et ils ont sensiblement les mêmes intérêts dans leur vie personnelle. Ils se réunissent souvent lors de soupers amicaux. Comme le groupe est constitué de personnes capables de travailler ensemble harmonieusement, il y a de fortes chances d’éviter le gaspillage d’énergie dans des conflits interpersonnels. Toutefois, on sait que la diversité peut devenir un facteur de succès et qu’un groupe hétérogène maitrise davantage les tâches complexes. On peut conclure que la diversité des membres n’est pas à son meilleur dans notre cas. La taille du groupe est bonne, quoi qu’il soit préférable d’avoir un nombre impair en cas de litige dans le groupe. En somme, le travail au sein de l’équipe (et non pas de l’équipe par rapport à l’organisation et non pas de l’équipe présente avec les autres équipes dans l’entreprise) est cohérent, efficace et il y règne un bon dynamisme.

Travail d'équipe/rendement des équipes:

<p class="MsoNormal" style="margin: 0cm 0cm 10pt;"><span style="line-height: 115%; font-family: "Times New Roman","serif"; font-size: 12pt;">Dans le cas présent, notre équipe est une unité de travail qui veille au bon fonctionnement et à l’exécution de tâches en matière de mise au point de logiciel. Ces membres se doivent de maintenir de bonnes relations à long terme afin de parvenir à une efficience que souhaite l’entreprise. Le travail d’équipe consiste à jumeler les compétences et efforts de chaque individu afin d’en arriver à un résultat souhaité. Notre équipe arrive à traduire sa mission en objectif de rendement précis, elle possède une bonne combinaison de champs de compétence et fait preuve de créativité. Cependant, elle n’entretient pas les valeurs fondamentales de l’entreprise en raison du comportement fautif des membres. Effectivement, ceux-ci ont caché de l’information à leur supérieur. L’amélioration continue va permettre au gestionnaire responsable de l’équipe de réorienter celle-ci dans la bonne direction.

<p class="MsoNormal" style="margin: 0cm 0cm 10pt;"><span style="line-height: 115%; font-family: "Times New Roman","serif"; font-size: 12pt;">Le leadership partagé permet le partage des responsabilités entre les membres de l’équipe afin d’augmenter la performance de l’entreprise. Au sein de notre groupe, il y a une grande cohésion entre les individus, à un tel point que ceux-ci de peur d’être séparés vont cacher une information importante. Les travailleurs sont grandement impliqués et motivés.

<p class="MsoNormal" style="margin: 0cm 0cm 10pt;"><span style="line-height: 115%; font-family: "Times New Roman","serif"; font-size: 12pt;">Notre équipe est une équipe virtuelle qui par l’intermédiaire des TIC peut collaborer et joindre leurs efforts en vue de terminer un projet. Afin de maximiser la circulation de l’information et des connaissances, l’équipe virtuelle accélère le travail d’équipe et diminue les coûts de l’entreprise. De plus, ces membres joignent le travail en collaboration direct et le travail virtuel afin d’optimiser les résultats.

Problématique :

Thomas, Grégoire, Martine et Francesca ont une bonne cohésion entre eux. Il se respectent et s'entraident. Donc, la problématique résulte plutôt dans le fait que ce groupe ne se sent pas impliqué au coeur de l'organisation. En effet, la cohésion du groupe a fait en sorte qu'ils se sont séparés de l'entreprise, en privilégiant leurs propres bénéfices au détriment de ceux de la société. L'entreprise étant dépendante du travail de ses équipes virtuelles, les quatre collègues ont jugé normal de prendre la décision de garder l'information privilégiée et de se réserver le pouvoir d'utiliser les macros. Ainsi, les dirigeants devraient favoriser la cohésion des toutes ses équipes envers l'entreprise. Nous verrons les solutions que ses dirigeants pourraient mettre en place pour remédier à cette situation et faire en sorte que la problématique ne se reproduise plus.

Solutions organisationnelles (3) :

1. L’amélioration par la consolidation de l’équipe. En effet, en raison de leur indépendances, chaque membre de cette équipe de travail n’ont pas vraiment de cohésion avec le reste de l’entreprise  Il serait profitable pour toute l’entreprise de faire comprendre à ces individus que leurs actions ont un incidence sur toute l’organisation et pas seulement sur leurs petite personnes. Une rencontre entre David et Marc doit se faire. Marc, un des associés fondateur, devra être mis au courant de la situation et comment elle est arrivée. Cependant, le verre peut être à moitié vide ou à moitié plein dans cette situation. En effet, David pourrait présenter cette situation non pas comme un problème mais bien comme une opportunité pour son entreprise. L’économie de temps créer par ce nouveaux macros pourraient permettre à l’entreprise entière d’accroître sa production. Suite à cette mise en évidence, il va de soi que Marc et David rencontre l’équipe fautive qui a caché des informations pour bien leur faire comprendre que ce n’est pas acceptable de cacher des informations qui pourraient bénéficier à l’entreprise au grand complet et mettre en place un programme ou des activités d’intégrations pour ces individus qui pourront ainsi être plus attachés à l’entité de l’entreprise. Analyser les données sur le fonctionnement et ainsi apporter des changement va permettre la collaboration et l'uniformisation entre la mission de l'entreprise et les objectifs des travailleurs. Tout ceci va permettre une meilleure efficacité opérationnelle du groupe.

2. Pour que les employés s'intéressent davantage à proposer leurs idées et innovations, une approche différente pourrait être amenée par les gestionnaires. Dans notre cas, Thomas et Grégoire estiment que la modeste prime offerte par l'entreprise ne valait pas la peine de proposer leurs idées à l'ensemble de l'organisation. L'entreprise devrait donc voir si un autre mode de récompenses pourrait être utilisé, afin que les employés se sentent davantage impliqués dans l'organisation complète. Pour l'instant, l'équipe est soudée entre elle, mais n'est pas connectée au reste de l'entreprise. Ainsi, divers programmes dont une prime plus avantageuse, des offres spécials dont des cadeaux ou des voyages ainsi qu'une plus grande appréciation de l'employeur à la contribution de son employé aiderait certainement à ce que des situations comme celle rencontrée dans la société TAS & associés ne se reproduisent plus. Malgré que cette solution n'amène pas l'équipe à s'intégrer au reste de l'entreprise, elle pourrait inciter les employés du groupe à collaborer davantage car ils auraient une récompence alléchante.

3. Un meilleur contrôle par les superviseurs, comme David, pourrait être exigé afin que la situation rencontrée ne se reproduise plus. En ce sens, chaque superviseur devra faire un suivi rigoureux de leur équipe et, par la suite, donner une rétroaction à son propre patron. Dans notre situation, bien que les employés aient cachés les macros, David lui avait eu connaissance d'une anomalie et n'avait pas confié ses observations à Marc. Ainsi, les associés et fondateurs de TAS pourraient exigés ce suivi plus rigoureux qui, par exemple, pourrait se refléter à la lecture plus régulière des courriels échangés par les employés. Bien qu'il ne s'agit pas de la meilleure solution organisationnelle, il n'en demeure pas moins que c'est la moins dispendieuse à court terme et qu'elle s'appliquerait rapidement, ce qui rassurerait les associés. Toutefois, le choix de cette option à long terme peut amener la démobilisation des employés... Il faudra alors trouver une autre alternative pour assurer la cohésion car cette solution, favorisant la gestion à court terme du problème, n'amenera pas les membres de l'équipe à se sentir impliqué dans le succès de l'entreprise entière. L'amélioration continue consiste à faire un suivi du groupe, de son cheminement ainsi que de ses réalisations. Ceci permet d'intégrer des modifications rapidement pour ainsi augmenter l'efficience du groupe.